Het is de functie die beslist of een bestaand persoon-/organisatierecord moet worden bijgewerkt met nieuw ingevoerde gegevens na een gegevensregistratieproces zoals een donatie, het invullen van een formulier, een lidmaatschapsbetaling of deelname aan een evenement, of dat er een nieuw record moet worden aangemaakt.
​
Het systeem voor het voorkomen van dubbele records van Fonzip biedt een slim vergelijkingsmechanisme dat de foutmarge minimaliseert bij het beheer van persoon-/organisatierecords. Vooral in grote databases is het voorkomen van dubbele records en het correct matchen van gebruikers van groot belang.

Fonzip creëert een beslissingsmechanisme door records te vergelijken met nieuwe persoon-/organisatiegegevens na een transactie waarbij nieuwe persoon-/organisatiegegevens zijn ingevoerd. Dit beslissingsmechanisme is gebaseerd op de volgende criteria:

Controle van velden die uniek moeten zijn voor personen en organisaties.

In de volgende velden moet er een 100%, oftewel een exacte, overeenkomst zijn.
​
- Identiteitsnummer / BTW-nummer
- E-mailadres

- Telefoonnummer (GSM)

- Lidnummer

Bovendien;

- Controle van Naamsgelijkenis

De gelijkenisgraad tussen de bestaande naam en de nieuwe naam wordt berekend.

Als de naamsgelijkenis 80% of meer is, wordt een overeenkomst verondersteld.

Als alle overeenkomsten aanwezig zijn, wordt besloten dat het bestaande record moet worden bijgewerkt. Anders wordt een nieuw record aangemaakt. Dit nieuw aangemaakte record wordt ook vermeld onder 'Potentieel dubbele records'.

Records waarvoor niet alle overeenkomsten aanwezig zijn, worden vermeld onder de waarschuwing Potentieel dubbele records in het menu Personen / Organisaties voor controle door de maatschappelijke organisatie.

Vanuit dit scherm kunnen records die als dezelfde persoon / organisatie worden beschouwd, worden samengevoegd.
​
Als wordt aangenomen dat het niet dezelfde persoon / organisatie betreft, moeten de volgende velden, die in beide records aanwezig zijn en uniek moeten zijn, worden gecorrigeerd in de profielen van de personen om ervoor te zorgen dat deze informatie niet in meerdere records voorkomt.
​
- Identiteitsnummer / BTW-nummer
- E-mailadres

- Telefoonnummer (GSM)

- Lidnummer
​
​

Records die in deze lijst staan, kunnen mogelijk niet inloggen op de Fonzip-panelen en geen gebruik maken van andere Fonzip-functies.

Laten we het geval bekijken van twee records met verschillende namen en achternamen die hetzelfde e-mailadres hebben:
​

Wanneer wordt geprobeerd in te loggen op het Fonzip-paneel met dit gedeelde e-mailadres, weet het systeem niet voor welk record toegang moet worden verleend. Omdat deze situatie kan leiden tot ongeautoriseerde gegevenstoegang, kunnen de records in de lijst met potentieel dubbele records geen toegang krijgen tot de Fonzip-gebruikerspanelen.