Een persoon kan soms onbedoeld met uw organisatie interageren met verschillende gegevens. Bijvoorbeeld, wanneer een persoon geregistreerd staat als lid met het e-mailadres [email protected] en vervolgens een donatie doet met zijn andere e-mailadres [email protected], of wanneer hij zijn tweede naam gebruikt tijdens het doneren, is het creëren van een tweede of derde record voor dezelfde persoon een belangrijk probleem voor de gegevensintegriteit van NGO's.
Om dit soort scenario's aan te pakken, vergelijkt Fonzip, telkens wanneer een persoon aan het systeem wordt toegevoegd (handmatig of in bulk via een Excel-bestand) en daarnaast bij elke handeling die een persoonlijk record genereert, zoals het betalen van contributie, het kopen van een evenementticket of het invullen van een registratieformulier, de door de persoon ingevoerde informatie achtereenvolgens met de volgende velden in het systeem;
Lidnummer
Turks ID-nummer
Telefoon
E-mailadres
Tweede E-mailadres
Als er een match is, wordt de betreffende persoon bijgewerkt; als er geen match is, wordt een nieuwe persoon aangemaakt. Op deze manier wordt voorkomen dat dezelfde persoon meerdere records in het systeem heeft.
Wat te doen als er een nieuw record voor dezelfde persoon is ontstaan dat niet is opgevangen door de automatische ontdubbelingsfilters?
Als een persoon in uw database is geregistreerd met het adres [email protected] en vervolgens een evenementticket koopt met een tweede e-mailadres, [email protected], dan wordt er een nieuw profiel voor deze persoon aangemaakt. In dit geval kunt u via het menu Personen & Organisaties de betreffende persoon selecteren en via de knop Samenvoegen onder het menu Acties het tweede record dat u wilt samenvoegen op naam of e-mailadres zoeken en de records samenvoegen.
Bijvoorbeeld, de beheerder die de bewerking uitvoert, zal bepalen of het e-mailadres van de persoon na deze samenvoeging [email protected] of [email protected] zal zijn, en welke gegevens er in de andere informatievelden zullen staan.