Es la función que decide si un registro existente de persona/organización debe actualizarse con los datos recién ingresados después de una transacción donde se registran datos, como una donación, el llenado de un formulario, el pago de cuotas o la participación en un evento, o si se debe crear un nuevo registro.
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El sistema de prevención de registros duplicados de Fonzip ofrece un mecanismo de comparación inteligente que minimiza el margen de error al gestionar los registros de personas/organizaciones. Esto es de gran importancia, especialmente en grandes bases de datos, para prevenir registros duplicados y garantizar una correcta asociación de usuarios.

Fonzip crea un mecanismo de decisión al comparar los registros con la nueva información de persona/organización después de una operación que implica la entrada de nuevos datos de persona/organización. Este mecanismo de decisión se basa en los siguientes criterios:

Se verifican los campos que deben ser únicos para personas y organizaciones.

Debe haber una coincidencia del 100%, es decir, una coincidencia exacta, en los siguientes campos:
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- Número de Identificación / Número de Impuestos
- Dirección de Correo Electrónico

- Número de Teléfono (Móvil)

- Número de Miembro

Adicionalmente;

- Verificación de Similitud de Nombres

Se calcula el porcentaje de similitud entre el nombre existente y el nombre nuevo.

Si la similitud del nombre es del 80% o más, se considera que hay una coincidencia.

Si se cumplen todas las coincidencias, se decide que el registro existente debe ser actualizado. De lo contrario, se crea un nuevo registro. Este nuevo registro también se lista bajo registros que podrían ser duplicados.

Los registros en los que no se cumplen todas las coincidencias se listan bajo la advertencia de Registros Potencialmente Duplicados en el menú Personas / Organizaciones para la revisión de la organización sin fines de lucro.

Desde esta pantalla, los registros que se consideran de la misma persona/organización pueden fusionarse.
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Si se cree que no son la misma persona/organización, los siguientes campos, que deben ser únicos y están presentes en ambos registros, deben corregirse en los perfiles de las personas para asegurar que esta información no se encuentre en más de un registro:
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- Número de Identificación / Número de Impuestos
- Dirección de Correo Electrónico

- Número de Teléfono (Móvil)

- Número de Miembro
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Los registros incluidos en esta lista podrían no poder iniciar sesión en los paneles de Fonzip y no podrán beneficiarse de otras características de Fonzip.

Consideremos el caso en que hay dos registros con información de nombre y apellido diferentes pero con la misma dirección de correo electrónico:
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Cuando se intenta iniciar sesión en el panel de Fonzip con esta dirección de correo electrónico compartida, el sistema no puede saber a qué registro se debe otorgar acceso. Dado que esta situación podría dar lugar a posibles accesos no autorizados a datos, los que se encuentran en la lista de posibles registros duplicados no pueden acceder a los paneles de usuario de Fonzip.