Es ist die Funktion, die entscheidet, ob ein bestehender Personen-/Organisationsdatensatz nach einer Datenerfassung (wie Spende, Formularausfüllung, Beitragszahlung oder Eventteilnahme) mit den neu eingegebenen Daten aktualisiert werden soll oder ob ein neuer Datensatz erstellt werden muss.
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Das System zur Verhinderung doppelter Einträge von Fonzip bietet einen intelligenten Vergleichsmechanismus, der die Fehlermarge bei der Verwaltung von Personen-/Organisationsdatensätzen minimiert. Insbesondere bei großen Datenbanken ist die Verhinderung doppelter Einträge und die korrekte Benutzerzuordnung von großer Bedeutung.

Fonzip erstellt nach einer Transaktion mit neuen Personen-/Organisationsdaten einen Entscheidungsmechanismus, indem es die neuen Personen-/Organisationsinformationen mit den bestehenden Datensätzen vergleicht. Dieser Entscheidungsmechanismus basiert auf den folgenden Kriterien:

Überprüfung der Felder, die bei Personen und Organisationen eindeutig sein müssen.

In den folgenden Feldern ist eine 100%ige, also eine vollständige Übereinstimmung erforderlich:
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- Personalausweisnummer / Steuernummer
- E-Mail-Adresse

- Telefonnummer (Mobil)

- Mitgliedsnummer

Zusätzlich;

- Überprüfung der Namensähnlichkeit

Der Ähnlichkeitsgrad zwischen dem bestehenden Namen und dem neuen Namen wird berechnet.

Wenn die Namensähnlichkeit 80% oder mehr beträgt, wird eine Übereinstimmung angenommen.

Wenn alle Übereinstimmungen vorliegen, wird entschieden, dass der bestehende Datensatz aktualisiert werden muss. Andernfalls wird ein neuer Datensatz erstellt. Dieser neu erstellte Datensatz wird ebenfalls unter den potenziell doppelten Einträgen gelistet.

Datensätze, bei denen nicht alle Übereinstimmungen vorliegen, werden zur Überprüfung durch die zivilgesellschaftliche Organisation unter dem Menüpunkt Personen / Organisationen unter der Warnung Potenziell doppelte Einträge aufgeführt.

Auf diesem Bildschirm können Datensätze, die als dieselbe Person / Organisation angesehen werden, zusammengeführt werden.
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Wenn angenommen wird, dass es sich nicht um dieselbe Person / Organisation handelt, sollten die folgenden Felder, die in beiden Datensätzen vorhanden und eindeutig sein müssen, in den Profilen der Personen korrigiert werden, um sicherzustellen, dass diese Informationen nicht in mehreren Datensätzen vorkommen:
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- Personalausweisnummer / Steuernummer
- E-Mail-Adresse

- Telefonnummer (Mobil)

- Mitgliedsnummer
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Einträge in dieser Liste können sich möglicherweise nicht bei Fonzip-Panels anmelden und andere Fonzip-Funktionen nicht nutzen.

Betrachten wir den Fall, dass es zwei Datensätze mit unterschiedlichen Vor- und Nachnamen, aber derselben E-Mail-Adresse gibt:
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Wenn versucht wird, sich mit dieser gemeinsam genutzten E-Mail-Adresse beim Fonzip-Panel anzumelden, weiß das System nicht, für welchen Datensatz der Zugriff gewährt werden soll. Da dies zu möglichen unbefugten Datenzugriffen führen kann, haben diejenigen, die in der Liste der potenziell doppelten Einträge aufgeführt sind, keinen Zugriff auf die Fonzip-Benutzerpanels.