C'est la fonction qui décide si un enregistrement existant d'une personne/organisation doit être mis à jour avec de nouvelles données après une opération d'enregistrement de données (telle qu'un don, un remplissage de formulaire, un paiement de cotisation ou une participation à un événement) ou si un nouvel enregistrement doit être créé.
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Le système de prévention des doublons de Fonzip offre un mécanisme de comparaison intelligent qui minimise les erreurs lors de la gestion des enregistrements de personnes/organisations. Il est d'une grande importance, surtout dans les grandes bases de données, pour prévenir les enregistrements en double et assurer une correspondance correcte des utilisateurs.

Fonzip crée un mécanisme de décision en comparant les nouvelles informations de personne/organisation avec les enregistrements existants après une opération impliquant la saisie de nouvelles données de personne/organisation. Ce mécanisme de décision est basé sur les critères suivants :

Vérification des champs qui doivent être uniques pour les personnes et les organisations.

Une correspondance à 100 %, c'est-à-dire une correspondance exacte, est requise pour les champs suivants :
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- Numéro d'identification / Numéro d'identification fiscale
- Adresse e-mail

- Numéro de téléphone (GSM)

- Numéro de membre

De plus ;

- Contrôle de la similarité des noms

Le taux de similarité entre le nom existant et le nouveau nom est calculé.

Si la similarité des noms est de 80 % ou plus, une correspondance est considérée comme établie.

Si toutes les correspondances sont établies, il est décidé que l'enregistrement existant doit être mis à jour. Sinon, un nouvel enregistrement est créé. Ce nouvel enregistrement est également listé sous les enregistrements potentiellement en double.

Les enregistrements pour lesquels toutes les correspondances n'ont pas été établies sont listés sous l'alerte Enregistrements potentiellement en double dans le menu Personnes / Organisations, pour le contrôle de l'organisation de la société civile.

À partir de cet écran, les enregistrements considérés comme étant la même personne/organisation peuvent être fusionnés.
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Si l'on estime qu'il ne s'agit pas de la même personne/organisation, les champs suivants, qui doivent être uniques et présents dans les deux enregistrements, doivent être corrigés dans les profils des personnes afin que ces informations n'apparaissent pas dans plusieurs enregistrements :
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- Numéro d'identification / Numéro d'identification fiscale
- Adresse e-mail

- Numéro de téléphone (GSM)

- Numéro de membre
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Les enregistrements figurant sur cette liste peuvent ne pas pouvoir se connecter aux panneaux Fonzip et ne pas bénéficier des autres fonctionnalités de Fonzip.

Considérons le cas où il existe deux enregistrements avec des noms et prénoms différents pour la même adresse e-mail :
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Lorsque l'on tente de se connecter au panneau Fonzip avec cette adresse e-mail partagée, le système ne peut pas savoir pour quel enregistrement l'accès doit être fourni. Cette situation pouvant entraîner d'éventuels accès non autorisés aux données, les personnes figurant sur la liste des doublons potentiels ne peuvent pas accéder aux panneaux utilisateurs de Fonzip.