Une personne peut parfois interagir avec votre organisation avec des informations différentes, même involontairement. Par exemple, si une personne est enregistrée en tant que membre avec l'adresse [email protected] et fait un don avec son autre adresse e-mail [email protected], ou utilise son deuxième prénom lors d'un don, la création d'un deuxième ou troisième enregistrement pour la même personne est un problème important pour l'intégrité des données des ONG.
Pour surmonter ce type de scénarios, chaque fois qu'une personne est ajoutée au système (manuellement ou en masse via un fichier Excel), et en outre, pour chaque transaction qui crée un enregistrement de personne, telle que le paiement de cotisations, l'achat de billets d'événements ou le remplissage d'un formulaire d'inscription, Fonzip compare séquentiellement les informations saisies par la personne avec les champs suivants du système :
Numéro de membre
Numéro d'identification national (TC Kimlik No)
Téléphone
Adresse e-mail
Deuxième adresse e-mail
S'il y a une correspondance, il met à jour la personne concernée ; s'il n'y a pas de correspondance, il crée une nouvelle personne. De cette façon, on évite que la même personne ait plusieurs enregistrements dans le système.
Alors, que faire pour un nouvel enregistrement créé pour la même personne parce qu'il n'a pas été capturé par les filtres de déduplication automatique ?
Si une personne est enregistrée dans votre base de données avec l'adresse [email protected] et achète un billet d'événement avec sa deuxième adresse e-mail [email protected], un nouveau profil sera créé pour cette personne. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner la personne concernée depuis le menu Personnes & Organisations et utiliser le bouton Fusionner sous le menu Actions pour rechercher le 2ème enregistrement que vous souhaitez fusionner par nom ou e-mail, puis fusionner les enregistrements.
Par exemple, à la suite de cette fusion, l'administrateur effectuant l'opération déterminera si l'adresse e-mail de la personne sera [email protected] ou [email protected] et quelles données seront dans les autres champs d'information.