La présence d'enregistrements en double dans votre liste de personnes et d'organisations, ou l'enregistrement de champs d'informations clés (ID unique) pour plusieurs personnes et organisations, porte atteinte à l'intégrité des données de votre institution et crée des problèmes qui peuvent empêcher les personnes et les organisations d'effectuer des transactions sur vos comptes Fonzip.
Exemple: L'adresse [email protected] ne doit figurer que dans un seul enregistrement de votre liste de personnes et d'organisations. Si cette adresse e-mail est utilisée dans plus d'un enregistrement, aucun compte utilisant l'adresse [email protected] ne pourra se connecter au panneau Fonzip. Dans ce cas, si l'on considère que les deux enregistrements ayant cette adresse e-mail appartiennent à la même personne, ces deux enregistrements doivent être sélectionnés et fusionnés en un seul enregistrement à l'aide de l'option Liste des personnes : Actions : Fusionner les personnes.
Pour éviter ces situations problématiques, il est nécessaire de vérifier la duplicité pour les champs clés suivants et de fusionner ou de corriger les enregistrements trouvés.
Champs clés: E-mail, téléphone, numéro de membre et numéro d'identité / numéro fiscal
(Applicable aux champs par défaut créés par Fonzip, le contrôle d'unicité n'est pas effectué pour les champs d'information créés ultérieurement)
Interroger les enregistrements en double :
Vous devez effectuer les requêtes suivantes séquentiellement en utilisant les filtres dans la liste des personnes et des organisations, et après avoir fusionné ou corrigé les enregistrements en double résultants, passer à la requête pour le champ clé suivant.
E-mail : Double
Téléphone : Double
Numéro de membre : Double
Numéro d'identité nationale : Double
Correction / Fusion des enregistrements en double
Exemple d'explication :
Effectuez d'abord la requête E-mail : Double et examinez les enregistrements résultants. Si vous pensez que deux enregistrements appartiennent à la même personne, sélectionnez-les et fusionnez-les à l'aide de la fonction Actions : Fusionner les personnes, ou mettez à jour l'adresse e-mail dans l'enregistrement concerné avec les données correctes.
Une fois que tous les e-mails en double ont été rendus uniques de cette manière, effectuez une nouvelle requête à partir de zéro, la requête Téléphone : Double, et suivez les étapes mentionnées ci-dessus dans le même ordre, puis passez à la requête de doublons pour le champ clé suivant et répétez les étapes.