Uma pessoa pode, por vezes, interagir com a sua organização com informações diferentes, mesmo que inadvertidamente. Por exemplo, quando uma pessoa está registada como membro com o endereço de e-mail [email protected], mas faz uma doação com o seu outro endereço de e-mail [email protected], ou quando utiliza o seu segundo nome ao fazer uma doação, a criação de um segundo ou terceiro registo para a mesma pessoa é um problema significativo para a integridade dos dados das ONGs.
Para superar este tipo de cenários, sempre que uma pessoa é adicionada ao sistema (manualmente ou em massa via ficheiro Excel), e para além disso, em cada operação que cria um registo de pessoa, como pagamento de quota, compra de bilhete de evento ou preenchimento de formulário de registo, o Fonzip compara as informações introduzidas pela pessoa com os seguintes campos no sistema, por ordem;
Número de Membro
Número de Identidade (TC Kimlik No)
Telefone
Endereço de E-mail
Segundo Endereço de E-mail
Se houver uma correspondência, atualiza a pessoa relevante; se não houver correspondência, cria uma nova pessoa. Desta forma, impede-se que a mesma pessoa tenha vários registos no sistema.
Então, o que fazer para um novo registo criado para a mesma pessoa que não foi capturado pelos filtros de deduplicação automática?
Se uma pessoa estiver registada na sua base de dados com o endereço [email protected] e comprar um bilhete para um evento utilizando um segundo e-mail, [email protected], será criado um novo perfil para esta pessoa. Neste caso, pode selecionar a pessoa relevante no menu Pessoas & Organizações, e depois utilizar o botão Unir no menu Ações para procurar o segundo registo que deseja unir por nome ou e-mail e combinar os registos.
Por exemplo, como resultado desta fusão, o administrador que realiza a operação determinará se o endereço de e-mail da pessoa será [email protected] ou [email protected], e quais dados estarão nos outros campos de informação.