É a função que decide se um registro existente de pessoa / instituição deve ser atualizado com os novos dados inseridos após uma transação que registra dados, como doação, preenchimento de formulário, pagamento de mensalidade ou participação em evento, ou se um novo registro deve ser criado.
O sistema de prevenção de registros duplicados da Fonzip oferece um mecanismo de comparação inteligente que minimiza a margem de erro ao gerenciar registros de pessoas / instituições. É de grande importância para prevenir registros duplicados e garantir a correspondência correta de usuários, especialmente em grandes bancos de dados.

A Fonzip cria um mecanismo de decisão comparando os registros com as novas informações de pessoa / instituição após uma transação que envolve a entrada de novos dados de pessoa / instituição. Este mecanismo de decisão baseia-se nos seguintes critérios:

Verificação de campos que devem ser únicos para pessoas e instituições.

Deve haver uma correspondência de 100%, ou seja, uma correspondência exata, nos seguintes campos abaixo:
- Número de Identidade / Número de Contribuinte
- Endereço de E-mail

- Número de Telefone (Celular)

- Número de Membro

Adicionalmente;

- Verificação de Similaridade de Nome

A taxa de similaridade entre o nome existente e o novo nome é calculada.

Se a similaridade do nome for de 80% ou mais, considera-se que há uma correspondência.

No caso de todas as correspondências serem bem-sucedidas, é decidido que o registro existente deve ser atualizado. Caso contrário, um novo registro é criado. Este novo registro criado também é listado sob registros que podem ser duplicados.

Os registros para os quais nem todas as correspondências foram bem-sucedidas são listados para controle da organização da sociedade civil sob o aviso de Registros Potencialmente Duplicados, no menu Pessoas / Instituições.

Nesta tela, os registros que se pensa serem da mesma pessoa / instituição podem ser mesclados.
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Se não se pensa que são da mesma pessoa / instituição, os seguintes campos, que devem ser únicos e estão presentes em ambos os registros, devem ser corrigidos nos perfis das pessoas para garantir que essas informações não estejam em mais de um registro:
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- Número de Identidade / Número de Contribuinte
- Endereço de E-mail

- Número de Telefone (Celular)

- Número de Membro
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Os registros nesta lista podem não conseguir fazer login nos painéis Fonzip e podem não aproveitar outros recursos do Fonzip.

Vamos considerar o caso em que existem dois registros pertencentes a nomes e sobrenomes diferentes com o mesmo endereço de e-mail:
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Quando se tenta fazer login no painel Fonzip com este endereço de e-mail compartilhado, o sistema não consegue saber para qual registro o acesso deve ser fornecido. Uma vez que esta situação pode levar a possíveis acessos não autorizados a dados, os que estão na lista de possíveis registros duplicados não podem aceder aos painéis de utilizador Fonzip.