Elke organisatie heeft een andere lidmaatschapsstructuur. Fonzip biedt een flexibele structuur die erop gericht is allerlei verschillende contributie-infrastructuren te ondersteunen.

In Fonzip is incasso per jaar en per maand mogelijk. Hiervoor moet u een algemene instelling in het systeem maken. Voor de instelling kunt u uw keuze maken via het menu aan de linkerkant: Lidmaatschapscontributies > Instellingen > Contributieperiode. Jaarlijkse contributies zijn standaard ingesteld. Afhankelijk van uw keuze hier, worden de filter- en rapportagevelden in het systeem ook bijgewerkt.

Als u al uw leden aan het begin van het jaar hetzelfde bedrag in rekening brengt, kunt u via de personen- & organisatielijst, via Incasso/Betaaltransacties > Incasso Toevoegen, de betreffende contributie in één keer voor alle leden definiëren. Wij raden af om automatisering in te stellen voor een handeling die slechts één keer per jaar plaatsvindt.

Als u al uw leden elke maand hetzelfde bedrag in rekening brengt, volstaat het om een incasso-automatisering te definiëren via de sectie Personen & Organisaties > Automatiseringsrobots, die draait op de dag van de maand waarop u de incasso wilt toevoegen.

Als u verschillende bedragen wilt innen op basis van verschillende lidmaatschapstypen, moet u eerst het veld aanmaken waarin u deze lidmaatschapstypen wilt opslaan. Via Personen & Organisaties > Informatievelden kunt u uw lidmaatschapstypen definiëren als een keuzelijst.

Vervolgens kunt u bij het toevoegen van bulkcontributies, of bij het toevoegen van contributies met automatiseringsrobots, filteren op deze lidmaatschapstypen en het incassobedrag voor dat specifieke lidmaatschapstype toevoegen.

Als elk van uw leden een ander incassobedrag heeft, moet u wederom het veld aanmaken waarin u deze informatie wilt opslaan. Via Personen & Organisaties > Informatievelden kunt u het te innen contributiebedrag definiëren als een keuzelijst of als een getal. Als u dit veld instelt als bewerkbaar voor leden, kunnen leden zelf het bedrag bepalen dat zij willen bijdragen en betalen.

Vervolgens, wanneer u bulkcontributies toevoegt, of wanneer u contributies toevoegt met automatiseringsrobots, moet u het informatieveld selecteren dat u hebt aangemaakt als optie voor het te innen bedrag. Bij incasso wordt een bedrag toegevoegd gelijk aan de waarde die in dit veld van uw leden staat.

Als u uw leden op verschillende data, of op verschillende dagen van de maand, in rekening brengt, is dit wederom mogelijk met behulp van informatievelden.

U kunt een informatieveld aanmaken met de naam "Incassodatum" in het datumformaat Dag en Maand en de datum definiëren waarop de persoon in rekening wordt gebracht in dit gedeelte.

Vervolgens, als u in de automatiseringsrobots een taak voor het toevoegen van incasso definieert die elke dag op een bepaald tijdstip draait, met "incassodatum is gelijk aan vandaag", zal deze taak elke dag worden uitgevoerd en incasso toewijzen aan personen wier incassodatum die dag en maand is.

Om incasso op verschillende dagen van de maand uit te voeren, kunt u een informatieveld aanmaken met de naam "Incassodag" in numeriek formaat en de waarden van dit veld tussen 1 en 28 verplichten.

Vervolgens, als u in de automatiseringsrobots een taak voor het toevoegen van incasso definieert die op de betreffende dag van elke maand en op een bepaald tijdstip draait, met "incassodag is gelijk aan 1,2,3", zal deze taak op de door u ingestelde dag van elke maand worden uitgevoerd en incasso toewijzen aan personen wiens incassodag die dag is. Hiervoor zult u meerdere automatiseringsrobots moeten definiëren. Nadat u de eerste hebt gedefinieerd, kunt u de betreffende taak dupliceren via "acties > kopie maken" en de aanpassingen voor de andere dagen maken.

Aangezien Fonzip een systeem is waar zowel leden als niet-leden (personen en organisaties) kunnen worden beheerd, moet u uw leden altijd onderscheiden, ofwel met tags of met informatievelden. Bij het toevoegen van incasso, of dit nu via automatisering is of in de personen- & organisatielijst, moet u altijd filteren op deze tag of dit informatieveld.