È la funzione che decide se un record esistente di persona / organizzazione debba essere aggiornato con i dati appena inseriti dopo un'operazione che registra dati come una donazione, la compilazione di un modulo, il pagamento di una quota associativa o la partecipazione a un evento, oppure se debba essere creato un nuovo record.
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Il sistema di prevenzione dei record duplicati di Fonzip offre un meccanismo di confronto intelligente che minimizza il margine di errore nella gestione dei record di persone / organizzazioni. È di grande importanza, soprattutto nei grandi database, per prevenire i record duplicati e garantire una corretta corrispondenza degli utenti.

Fonzip, dopo un'operazione che comporta l'inserimento di nuovi dati di persone / organizzazioni, crea un meccanismo decisionale confrontando i nuovi dati con i record esistenti. Questo meccanismo decisionale si basa sui seguenti criteri:

Controllo dei campi che devono essere unici per persone e organizzazioni.

Nei seguenti campi è richiesto un abbinamento al 100%, ovvero un'esatta corrispondenza.
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- Numero di Identità / Partita IVA
- Indirizzo Email

- Numero di Telefono (Cellulare)

- Numero Socio

Inoltre;

- Controllo di Somiglianza del Nome

Viene calcolato il tasso di somiglianza tra il nome esistente e il nuovo nome.

Se la somiglianza del nome è dell'80% o superiore, si considera che sia stata trovata una corrispondenza.

Nel caso in cui tutte le corrispondenze siano verificate, si decide che il record esistente deve essere aggiornato. Altrimenti, viene creato un nuovo record. Anche questo nuovo record viene elencato sotto "Record Potenzialmente Duplicati".

I record per i quali non si sono verificate tutte le corrispondenze vengono elencati sotto l'avviso Record Potenzialmente Duplicati nel menu Persone / Organizzazioni per il controllo da parte dell'organizzazione non governativa.

Da questa schermata, i record ritenuti della stessa persona / organizzazione possono essere uniti.
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Se si ritiene che non siano la stessa persona / organizzazione, è necessario correggere i campi seguenti che devono essere unici in entrambi i record attraverso i profili delle persone per garantire che queste informazioni non siano presenti in più record.
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- Numero di Identità / Partita IVA
- Indirizzo Email

- Numero di Telefono (Cellulare)

- Numero Socio
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I record presenti in questo elenco potrebbero non essere in grado di accedere ai pannelli Fonzip e non potranno usufruire di altre funzionalità Fonzip.

Consideriamo il caso in cui ci siano due record con nomi e cognomi diversi ma con lo stesso indirizzo email:
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Se si tenta di accedere al pannello Fonzip con questo indirizzo email condiviso, il sistema non saprà a quale record deve essere fornito l'accesso. Poiché questa situazione potrebbe portare a possibili accessi non autorizzati ai dati, i record presenti nell'elenco dei potenziali record duplicati non possono accedere ai pannelli utente di Fonzip.