Automatisierungsroboter ermöglichen die automatische Erledigung von Aufgaben, die Sie normalerweise manuell ausführen würden, basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln. Sie stellen sicher, dass Befehle wie "Führen Sie am 3. Tag jedes Monats die folgenden Aktionen für Personen aus, die den festgelegten Filtern entsprechen" rund um die Uhr ausgeführt werden.
Mit Automatisierungsrobotern können Sie viele Routineaufgaben automatisieren.
Anwendungsbeispiele:
Senden Sie personalisierte Geburtstags-E-Mails an Personen, die heute Geburtstag haben.
Markieren Sie Personen, die keine Dauerauftragsspende haben, aber Ihrer Organisation bisher mindestens 4 Mal insgesamt über 500 TL gespendet haben, als potenzielle Dauerspender und senden Sie ihnen eine E-Mail, die das Dauerauftragsprogramm erläutert.
Senden Sie am 1. Tag jedes Monats eine Excel-Liste der Personen, die den von Ihnen festgelegten Szenarien im letzten Monat entsprochen haben, an den benannten Systemadministrator.
Belasten Sie Personen, die das Mitgliederregistrierungsformular ausfüllen, monatlich mit dem Mitgliedsbeitrag.
Senden Sie eine spezielle Dankes-SMS an Personen, deren Anzahl erfolgreicher Dauerauftragsspenden 12 erreicht hat.
Sie können unzählige Automatisierungsregeln entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation erstellen, wie diese Beispiele zeigen.
Wie werden sie erstellt?
Automatisierungsroboter bestehen aus 3 Abschnitten: Zielgruppe, Aufgabe und Zeitplanung.
Zielgruppe
In diesem Abschnitt werden die Personen und Organisationen, die von der Aufgabe betroffen sein sollen, mithilfe von Filtern bestimmt. Sie können Filter in einer Vielzahl von Kombinationen verwenden, genau wie in der Personen- & Organisationsliste, indem Sie Und/Oder-Logikwerkzeuge nutzen. Die Anzahl der Zielpersonen/Organisationen zeigt die Anzahl der Datensätze an, die der Regel derzeit entsprechen. Diese Zahl ist nicht sehr wichtig, da jedes Mal, wenn die Automatisierung ausgeführt wird, die Personen und Organisationen, die den Filtern entsprechen, erneut überprüft werden und diese Zahl jedes Mal anders sein wird.
Regeldetails (Aufgabe)
In diesem Abschnitt legen Sie den Aufgabentyp und die Details fest.
Zeitplanung
In diesem Abschnitt können Sie die Häufigkeit einstellen, mit der die Automatisierung ausgeführt werden soll. Die Zeitplanungsfunktionen variieren je nach Aufgabentyp.
Wenn eine Person ausgewählt wird, die der Regel entspricht, werden die entsprechenden Abfragen alle 15 Minuten ausgeführt. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Aufgabe ausgeführt.
Zusätzlich können Sie festlegen, dass Aufgaben nur zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. Zum Beispiel jeden Montag, am 18. Tag jedes Monats oder am 10. November um 09:00 Uhr.
Es können Beschränkungen festgelegt werden, z. B. dass Aufgaben nur einmal pro Person oder einmal innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden. Wenn es sich beispielsweise um das Senden einer E-Mail über Ihr Dauerauftragsprogramm handelt, können Sie diese Regel auf einmal pro Monat beschränken.
Beispiel: Markieren Sie Personen, die keine Dauerauftragsspende haben, aber Ihrer Organisation bisher mindestens 4 Mal insgesamt über 500 TL gespendet haben, als potenzielle Dauerspender und senden Sie ihnen eine E-Mail, die das Dauerauftragsprogramm erläutert.
Auf diese Weise wird der Person, selbst wenn sie die oben genannten Kriterien jeden Tag erfüllt, die E-Mail nicht täglich, sondern nur einmal im Monat gesendet.