Chaque institution a une structure d'adhésion différente. Fonzip offre une structure flexible visant à prendre en charge toutes sortes d'infrastructures de cotisations.

Dans Fonzip, la facturation annuelle et mensuelle est possible. Pour cela, vous devez effectuer un réglage à l'échelle du système. Pour le réglage, vous pouvez faire votre sélection dans le menu de gauche : Cotisations > Paramètres > Période de cotisation. Les cotisations annuelles sont définies par défaut. Selon votre choix ici, les champs de filtre et de rapport du système sont également mis à jour.

Si vous facturez le même montant à tous vos membres au début de l'année, vous pouvez définir la cotisation correspondante pour tous les membres en une seule fois depuis la liste des personnes et organisations via Opérations de dette/paiement > Ajouter une dette. Nous ne recommandons pas de mettre en place une automatisation pour une opération effectuée une fois par an.

Si vous facturez le même montant à tous vos membres chaque mois, il suffira de définir une automatisation d'ajout de dette dans la section Personnes & Organisations > Robots d'automatisation, qui s'exécutera le jour du mois où vous souhaitez ajouter la dette.

Si vous souhaitez facturer différents montants selon différents types d'adhésion, vous devez d'abord créer le champ où stocker ces types d'adhésion. Vous pouvez définir vos types d'adhésion comme une liste déroulante depuis la section Personnes & Organisations > Champs d'information.

Par la suite, lorsque vous ajoutez des dettes de cotisation en masse, ou avec des robots d'automatisation, vous pourrez filtrer selon ces types d'adhésion et ajouter le montant de la dette pour ce type d'adhésion.

Si chaque membre a un montant de facturation différent, vous devez à nouveau créer le champ pour stocker cette information. Vous pouvez définir le montant de la cotisation à facturer comme une liste déroulante ou un nombre depuis la section Personnes & Organisations > Champs d'information. Si vous réglez ce champ comme modifiable par le membre, les membres pourront déterminer eux-mêmes le montant qu'ils doivent facturer et payer.

Par la suite, lorsque vous ajoutez des dettes de cotisation en masse, ou avec des robots d'automatisation, vous devrez choisir ce champ que vous avez créé comme option pour le montant à facturer en sélectionnant le champ d'information. Lors de la facturation, une dette d'un montant égal à la valeur de ce champ pour vos membres sera ajoutée.

Si vous facturez vos membres à des dates différentes, ou à des jours différents du mois, cela est également possible en utilisant les champs d'information.

Vous pouvez créer un champ d'information au format Date (Jour et Mois) appelé "Date de facturation" et définir la date à laquelle la personne sera facturée dans cette section.

Par la suite, si vous définissez une tâche d'ajout de dette dans les robots d'automatisation qui s'exécute à une certaine heure chaque jour, avec la condition "Date de facturation égale à aujourd'hui", cette tâche s'exécutera chaque jour et attribuera une dette aux personnes dont la date de facturation correspond au jour et au mois actuels.

Pour facturer à différents jours du mois, vous pouvez créer un champ d'information au format numérique appelé "Jour de facturation" et exiger que les valeurs de ce champ soient comprises entre 1 et 28.

Par la suite, si vous définissez une tâche d'ajout de dette dans les robots d'automatisation qui s'exécute à une certaine heure le jour concerné de chaque mois, avec la condition "Jour de facturation égale à 1, 2, 3, etc.", cette tâche s'exécutera le jour que vous avez spécifié chaque mois et attribuera une dette aux personnes dont le jour de facturation correspond à ce jour. Pour cela, vous devrez définir plusieurs robots d'automatisation. Après avoir défini le premier, vous pouvez dupliquer la tâche correspondante depuis la section Opérations > Créer une copie et effectuer les modifications pour les autres jours.

Fonzip est un système qui permet de gérer à la fois les membres et les personnes et organisations non-membres. Vous devez donc impérativement distinguer vos membres en utilisant des étiquettes ou des champs d'information. Lorsque vous ajoutez des dettes, que ce soit par automatisation ou dans la liste des personnes et organisations, assurez-vous de filtrer par cette étiquette ou ce champ d'information.