Mevcut bir kişi / kurum kaydının bağış, form doldurulma, aidat ödemesi veya etkinlik katılımı gibi veri kaydedilen bir işlem sonrasında yeni girilen verilerle mevcut kaydın güncellenmesi mi gerektiği yoksa yeni bir kayıt mı oluşturulacağı konusunda karar veren fonksiyondur.
​
Fonzip'in mükerrer kayıt önleme sistemi kişi / kurum kayıtlarını yönetirken hata payını minimize eden akıllı bir karşılaştırma mekanizması sunar. Özellikle büyük veritabanlarında, mükerrer kayıtların önlenmesi ve doğru kullanıcı eşleştirmesi için büyük önem taşır.

Fonzip yeni kişi / kurum verisi girişi olan bir işlem sonrasında yeni kişi / kurum bilgileri ile kayıtları karşılaştırarak bir karar mekanizması oluşturur. Bu karar mekanizması şu kriterlere dayanır:

Kişi ve kurumlarda benzersiz olması gereken alanların kontrol edilmesi.

Aşağıdaki bu alanlarda %100 yani tam eşleşme olması gerekir.
​
- Kimlik Numarası / Vergi Numarası
- E-posta Adresi

- Telefon Numarası (GSM)

- Üye No

Ek olarak;

- İsim Benzerliği Kontrolü

Mevcut isim ile yeni gelen isim arasındaki benzerlik oranı hesaplanır.

Eğer isim benzerliği %80 veya daha fazla ise eşleşme sağlanmış kabul edilir.

Tüm eşleşmelerin gerçekleşmesi olması durumunda mevcut kaydın güncellenmesi gerektiğine karar verilir. Aksi halde yeni bir kayıt oluşturur. Bu yeni oluşturulan kayıt da mükerrer olabilecek kayıtlar altında listelenir.

Tüm eşleşmelerin gerçekleşmediği kayıtlar ise sivil toplum kuruluşunun kontrolü için Kişi / Kurumlar menüsü altında Mükerrer Olabilecek Kayıtlar uyarısı altında listelenir.

Bu ekrandan aynı kişi / kurum olduğu düşünülen kayıtlar birleştirilebilir.
​
Eğer aynı kişi / kurum olmadığı düşünüyorsa iki kayıttada bulunan ve eşsiz olması gereken aşağıdaki alanların kişilerin profillerinden düzeltilerek bu bilgilerin birden fazla kayıtta olmaması sağlanmalıdır.
​
- Kimlik Numarası / Vergi Numarası
- E-posta Adresi

- Telefon Numarası (GSM)

- Üye No
​
Bu listede yer alan kayıtlar Fonzip panellerine giriş yapamayabilir ve diğer Fonzip özelliklerinden yararlanamayabilir..